ESTUDO DE CASO:
BIBLIOTECA
ANTEPROJECTO
0. INTRODUÇÃO
A biblioteca dispõe de fundos documentais clássicos (monografias, periódicos, etc. …) e multimédia importante que a mesma gere e disponibiliza à seus assinantes. A organização e os procedimentos actuais não satisfazem o sistema e consequentemente os usuários. Pretende-se realizar uma nova organização, bem como um sistema de informação informatizado que permitam uma melhor gestão. Este projecto prevê a realização de um estudo aprofundado, compreendendo as seguintes fases: uma análise da existência, uma proposta de anteprojecto e a análise funcional com o objectivo de definir as funções do novo sistema. Estas três fases são desenvolvidas na exposição que se segue.
1. ANÁLISE DA EXISTÊNCIA
a. Tarefas e Actores
A primeira etapa da análise consiste da listagem das diferentes funções e actores do sistema.
Relativamente aos actores
Esses podem ser separados em duas categorias: os actores internos e externos ao sistema. Os actores internos constituem os diferentes subsistemas (postos de trabalho) do sistema, dos quais distinguimos três:
• Um posto de trabalho atribuído a um trabalhador, encarregue dos procedimentos de assinatura, principalmente no que concerne a emissão do cartão de leitor
• Um posto de trabalho atribuído a três trabalhadores, encarregues respectivamente da recepção, da gestão dos empréstimos e da facturação.
• Um posto de trabalho atribuído a um trabalhador, responsável da biblioteca e dos procedimentos de encomenda e de compra de novos objectos.
Relativamente aos actores externos esses se decompõem em duas categorias: os assinantes e os fornecedores e editores que estão em contacto directo com o responsável do sistema e das encomendas.
Relativamente as funções dos diferentes actores, torna-se indispensável a indicação das tarefas realizadas pelos diferentes postos. Uma tabela pode ajudar a organizar tudo isso.
ASSINANTE FORNECEDOR SERV ASSINATURA RECEPÇÃO RESPONSÁVEL
ASSINANTE
PEDIDO DE ASSINATURA INFORMAÇÕES
EMPRESTIMOS
PAGAMENTOS
RECLAMAÇÕES
SUGESTÕES DE COMPRA
FORNECEDOR
ENVIO DE CATALOGOS
FACTURAÇÃO
ENTREGA OBJECTOS
SERV. ASSINATURA
EMISSÃO CARTÃO LEITOR RECLAMAÇÃO
TRANSMISSÃO SUGESTÕES DE COMPRA
RECEPÇÃO
PASSAGEM DE INFORMAÇÕES
EMPRESTIMOS
EMISSÃO DE FACTURAS
RESPONSAVEL
ENCOMENDAS
PAGAMENTO ENCOMENDAS
DEVOLUÇÃO DE OBJECTOS SE NECESSARIO
ATEND-RECLAMAÇÕATEND_SUGESTÕES DE COMPRA
b. Informações trocadas
As diferentes informações trocadas ao nível da biblioteca, entre os diferentes actores, podem ser representadas por um organigrama, graças a tabela acima representada.
Este fluxo grama permite por em evidência a organização da biblioteca, os diferentes actores, internos e externos, e sobretudo, as trocas de informação. O esquema permite, portanto, ver como a informação se distribui ao nível da biblioteca, e sobretudo permite detectar eventuais desequilíbrios e disfunções (funcionamentos anormais).
Aqui, os actores externos estão representados por círculos e os internos por rectângulos. As conexões estão representadas por setas, e em que o sentido das mesmas, precisam o fluxo de entrada e saída.
c. Disfunções
• Uma vez que a biblioteca não está informatizada, sua gestão torna-se difícil.
• Com efeito torna-se praticamente impossível a elaboração de estatísticas fiáveis.
• A gestão dos empréstimos é pesada e requer a utilização de fichas em cartolina, o que se revela fastidioso.
• O procedimento de relance (aviso, cobrança) se revela muito dispendioso em termos de tempo, pois forçam a uma gestão manual e diária das devoluções.
• A pesquisa documental é quase impossível, na medida em que os suportes de informação são variados, para além de serem numerosas, as referências bibliográficas.
• Um posto de trabalho, com um trabalhador, realiza em tempo integral, o procedimento de assinatura e emissão do cartão de leitor, o que não se justifica, se tivermos em conta o peso de outras tarefas assumidas pelos empréstimos, recepção e facturação.
• O responsável da biblioteca parece ser o único encarregado pelas novas aquisições, o que se torna aberrante, na medida em que não estabelece nenhum contacto com os assinantes e consequentemente não poder responder às suas necessidades, tendo em conta suas eventuais sugestões nesse sentido.
d. Resultados esperados
Apesar de ser difícil prever exactamente o que se espera dos actores quer internos quer externos, por falta de informações suficientes, podemos mesmo assim concluir o seguinte:
Que os assinantes esperam poder pesquisar e emprestar facilmente os objectos multimédia, o que justifica a implantação de um sistema informatizado, que possa permitir uma busca por autor, título, palavra-chave, por exemplo.
Esta implantação permite uma melhor repartição das tarefas entre os diferentes postos de trabalho, para além de remediar alguns desequilíbrios evidenciados pelo organigrama.
2. ANTEPROJECTO
a. Objectivos
A missão da biblioteca permanece inalterável: sua primeira vocação é sempre a disponibilização aos usuários, dos fundos documentais e multimédia bem como a gestão dos mesmos.
A biblioteca espera posicionar-se como um líder relativamente ao seu sector geográfico e estar a escuta dos usuários.
Visando manter a sua missão e na esperança de se posicionar como uma biblioteca piloto, a mesma fixou um certo número de objectivos que se articulam sobre três eixos e se projectam de curto a longo prazos:
A satisfação do usuário: o objectivo prioritário é disponibilizar novos serviços aos seus utilizadores e em particular uma ferramenta de busca documental eficiente. Esta oferta de serviços não será tão pertinente se não corresponder aos anseios do público. Ela deverá, portanto, dotar-se de ferramentas (questões, estatísticas. …) que lhe permitam satisfazer da melhor forma, os anseios dos utilizadores.
A gestão da biblioteca: Visando melhorar a eficiência dos serviços prestados e poder centrar-se a volta de sua principal missão, a biblioteca espera dotar-se de ferramentas que lhe permitam automatizar sua gestão.
A pesquisa de novos parceiros: a curto e médio prazos, a biblioteca espera aumentar sensivelmente o número de assinantes e de estabelecer parcerias com outros estabelecimentos congéneres ao nível cultural visando a troca de experiências em comum.
Com vista ao alcance desses objectivos a biblioteca espera rever integralmente sua organização e espera dotar-se de um sistema informático que lhe permita simultaneamente gerir a mesma de forma mais eficiente e de proporcionar uma pesquisa de informação a mais fácil possível.
b. Organização do sistema
Actores
Quatro postos de trabalho substituem a precedente organização: um posto de recepção, um posto de empréstimo, um posto de comunicação e um posto de gestão.
• A recepção encarrega-se de tudo quanto gira a volta dos procedimentos de assinatura, sua renovação, pedido de informações e reclamações.
• Os empréstimo, de tudo quanto se relacione aos procedimentos de empréstimo de fundos da biblioteca, desde a reserva a sua entrega. Assume igualmente um verdadeiro papel de conselheiro e de facilitador para a pesquisa de documentos e intervém igualmente no envio de avisos para os documentos não restituídos. Os dois postos (recepção e empréstimos) estarão em contacto directo com o publico e deverão ter a missão de constantemente considerar os anseios dos usuários e de os sensibilizar no sentido de serem os motores na organização e actualização do sistema.
• O estabelecimento de um posto de comunicação, constitui a verdadeira inovação, que deverá realizar a política de comunicação definida pela direcção. Seu principal papel será efectuar um trabalho de prospecção que passará por uma estratégia de integração de novos potenciais assinantes.
• O posto de gestão é dedicado a actividade administrativa e técnica. As relações com os fornecedores serão mantidas, mas os procedimentos de selecção serão modificados. Seu papel será igualmente abordar as estatísticas que servirão para a gestão da biblioteca e outros serviços afins.
Organigrama (funções)
A troca de fluxo de funções está representada na tabela e organigrama seguintes. Estão também representados o conjunto de autores internos e externos que intervêm no sistema mais as ligações informacionais existentes entre eles.
ASSINANTE ASSINANTE
POTENCIAL FORNECEDOR EMPRESTIMO RECEPÇÃO COMUNICAÇÃO GESTÃO
ASSINANTE
EMPRESTIMO
RESERVA
AVISOS
ASSINATURA
RENOVAÇÕES
SOICITAÇÃO DE INFORMAÇÕES
EMPRESTIMOS
RECLAMAÇÕES CONHECIMENTO DE ESTATISTICAS CONCERNENTES
ASSINANTE
POTENCIAL CONHECIMENTO DE PROPOSTAS
FORNECEDOR
ENVIO DE CATALOGOS
FACTURAÇÃO
ENTREGA OBJECTOS
EMPRESTIMO
EMISSÃO CARTÃO LEITOR
EMISSÃO AVISOS RETARDATARIOS
RECEPÇÃO
ASSINATURA
RENOVAÇÕES
PASSAGEM DE INFORMAÇÕES
EMPRESTIMOS
RECLAMAÇÕES ENTREGAR INFORMAÇÕES P/ DIVULGAÇÃO
COMUNICAÇÃO
IDENTIFICAR ASS POTENCIAIS ENCAMINHAR COMUNICAÇÕES GESTÃO
GESTÃO
ENCOMENDAS
PAGAMENTO ENCOMENDAS
DEVOLUÇÃO DE OBJECTOS SE NECESSARIO
c. Serviços prestados
Assim a tabela dos serviços prestados deverá ser expandida para:
• A possibilidade da assinatura para os moradores circunvizinhos, através de uma tarifa relativamente elevada ou através de uma participação financeira ao nível da representação administrativa da zona.
• Possibilidade de considerar assinantes diferenciados (relativamente à biblioteca, à videoteca ou à ambos).
• Disponibilização de fundos documentais e multimédia
• Possibilidade de realização de buscas à base de dados ou valendo-se de conselhos e de uma mini formação que possibilitem a busca, por si mesmos.
• Disponibilização de fotocopiadoras, videoprojectores, leitoras de CD-ROM, etc., que possibilitem a pesquisa desde suas residências.
• Envio selectivo de informações (novidades, exposições, …) em função dos centros de interesse dos assinantes.
• Pesquisa especializada à solicitação, por certos tipos de profissionais sob autoridade da zona (escolas, centros culturais, etc. …)
d. Forma de prestação dos serviços
Ao nível da biblioteca:
• As aquisições são decididas por um comité de selecção à partir das sugestões de compra dos assinantes, da análise estatística dos empréstimos bem como das novidades e do orçamento atribuído para essas aquisições.
• As fontes de informação bem como os fornecedores considerados, são satisfatórios, faltando simplesmente velar pela sua integração à base de dados visando possibilitar a ligação com a gestão administrativa.
• A indexação deverá ser a mais cuidadosa possível, caso se queira evidenciar a pesquisa documental.
Ao nível da gestão da biblioteca, o maior número possível de tratamentos, deverá ser automatizado:
• Edição automática das cartas de aviso
• Edição mensal das estatísticas concernentes aos empréstimos, suas características e evoluções.
• Actualização do ficheiro dos assinantes
• Impressão de brochuras de novidades à partir da indexação das novas aquisições
• Advertências a retardatários
• Gestão financeira, etc. …
e. Os meios
Humanos
Evidentemente, o projecto necessita de um aumento dos assalariados, avaliado a dois tempos plenos equivalentes. Para além do efectivo torna-se necessário considerar um certo número de competências que marquem actualmente a diferença.
• Localização de alguém dotado de competências no domínio da comunicação, sabendo explorar os questionários, sabendo montar placards informativos, etc. Torna-se necessário elaborar uma ficha de competências para o posto.
• Localização de alguém que intervenha de forma polivalente relativamente aos postos de recepção e empréstimo, contudo possuindo competências em informática a fim de servir de referência aos colegas no que tange a utilização dos aplicativos, a gestão de pequenos incidentes, ao nível da manutenção do equipamento informático e, enfim, de ser o interlocutor privilegiado da sociedade da manutenção informática.
• As tarefas do responsável serão centradas sobre aspectos organizativos e da aplicação das orientações definidas pelo conselho administrativo. O responsável cuidará, particularmente da análise das estatísticas a partir das quais ele definirá os objectivos locais. Jogará, enfim, um papel preponderante de animação e de motivação de sua equipa.
• Os demais efectivos serão polivalentes e deverão possuir um tronco comum de competências que lhes permitam assegurar o empréstimo, a recepção e certas tarefas administrativas realizadas.
Tudo isso passa por uma fase aprofundada de informação, de diagnósticos das insuficiências, bem como da realização de formações adequadas.
Materiais
Os locais deverão merecer uma ligeira reorganização interna.
O conjunto do parque informático deverá ser comprado, sendo necessária uma prévia reflexão para a escolha do material (configurações óptimas relativamente às necessidades, performances, actualização, soluções de rede e de acesso remoto.
É igualmente necessário proceder-se a estudo comparativo dos produtos relativamente ao mercado de base de dados, SGBD, softwares documentais, etc. …
Financeiros
A avaliação do custo do projecto ainda não foi realizada, contudo os dirigentes municipais garantiram a atribuição de um “envelope” substancial na medida em que os mesmos esperam fazer da sua biblioteca uma “vitrina” da comuna. Por outro lado, o Conselho de Direcção, garantiu a sua participação financeira, por achar que a biblioteca é a única estrutura do tipo no departamento.
f. Os indicadores
Visando avaliar a eficácia do projecto será necessário definir os indicadores que permitirão eventualmente uma posição relativamente aos objectivos que se propõem. Entretanto a este estado de análise, torna-se um pouco prematuro adoptar, com exactidão, nossos indicadores, contudo a, a título de exemplo, podem-se citar alguns: evolução do número de assinantes, do número de avisos editados e enviados bem como as somas monetárias recuperadas, questionários de satisfação quanto à pesquisa documental, etc. …
3. ANALISE FUNCIONAL
Esta análise tem por fim definir as funções do futuro sistema, como consequência da reorganização que se pretende relativamente ao sistema anterior. A análise deve produzir:
• Uma descrição formalizada dos dados (modelo conceptual dos dados)
• Uma descrição formalizada dos tratamentos (modelo conceptual dos tratamentos)
O que resulta numa descrição detalhada de funções que devem assegurar o futuro sistema (esquema conceptual)
a. Modelo conceptual de dados
O modelo conceptual dos dados constitui o ponto de partida da concepção da base de dados. Ele descreve de forma global os dados manipulados na base.
1 – Os objectos da base
Podemos estabelecer os seguintes conjuntos:
• ASSINANTE: Conjunto dos assinantes da biblioteca
• ASSINANTE POTENCIAL: Conjunto de pessoas que a biblioteca pretende atingir
• FORNECEDOR: conjunto de fornecedores da biblioteca
• MONOGRAFIA: conjunto de monografias da biblioteca
• PERIÓDICO: conjunto de periódicos da biblioteca
• CD-ROM: conjunto de CD-ROMs da biblioteca
• CASSETE AUDIO: conjunto de cassetes áudio da biblioteca
• CASSETE VIDEO: conjunto de cassetes vídeo da biblioteca
• CANÇÃO: conjunto de canções possuídas pela biblioteca
• FILM: conjunto de filmes possuídos pela biblioteca
• SITIO CULTURAL: conjunto de sítios culturais possuídos pela biblioteca
• JOGO: conjunto de jogos possuídos pela biblioteca
• DICIONÁRIO: conjunto de dicionários possuídos pela biblioteca
• NOME: conjunto dos nomes dos assinantes, assinantes potenciais, autores, realizadores, intérpretes, compositores, …
• PRONOME: conjunto dos pronomes dos assinantes, assinantes potenciais, autores, realizadores, intérpretes, compositores, …
• ENDEREÇO: conjunto dos endereços dos assinantes, assinantes potenciais, autores, realizadores, intérpretes, compositores, …
• DATA NASCIMENTO: conjunto das datas de nascimento dos assinantes, assinantes potenciais, autores, realizadores, intérpretes, compositores, …
• PROFISSÃO: conjunto das profissões dos assinantes, assinantes potenciais, autores, realizadores, intérpretes, compositores, …
• DATA ASSINATURA ASSINANTE: conjunto das datas de assinatura dos assinantes, assinantes potenciais, autores, realizadores, intérpretes, compositores, …
• TIPO ASSINATURA: conjunto dos tipos de assinatura possíveis na biblioteca
• TELEFONE: conjunto dos números de telefone dos fornecedores
• RAZÃO SOCIAL: conjunto razões sociais dos fornecedores da biblioteca
• INTERLOCUTOR: conjunto dos interlocutores dos fornecedores da biblioteca
• TIPO FORNECEDOR: conjunto dos tipos de fornecedores da biblioteca
• EXEMPLAR: conjunto dos exemplares dos objectos da biblioteca
• ESTATISTICA: conjunto das estatísticas da biblioteca
• DATA EMPRESTIMO: conjunto das datas de empréstimo do objecto
• DATA DEVOLUÇÃO: conjunto das datas de devolução do objecto
• IDADE ASSINANTE: conjunto das idades dos assinantes
• CATEGORIA SOCIOPROFISSIONAL: conjunto das categorias socioprofissionais dos assinantes
• TITULO: conjunto dos títulos das monografias, dos periódicos, dos CD-ROMs, das cassetes áudio, das cassetes vídeo, das canções e dos filmes da biblioteca
• EDITOR: conjunto dos editores das monografias, dos periódicos, dos CD-ROMs, das cassetes áudio, das cassetes vídeo, das canções e dos filmes da biblioteca
• CALECÇÃO: conjunto das colecções das monografias, dos periódicos, dos CD-ROMs, das cassetes áudio, das cassetes vídeo, das canções e dos filmes da biblioteca
• GENERO: conjunto dos géneros das monografias, dos periódicos, dos CD-ROMs, das cassetes áudio, das cassetes vídeo, das canções e dos filmes da biblioteca
• VOLUME:
• NUMERO EXEMPLAR: conjunto dos números de exemplares das monografias, dos periódicos, dos CD-ROMs, das cassetes áudio, das cassetes vídeo, das canções e dos filmes da biblioteca
• DATA DE PUBLICAÇÃO: conjunto das datas de publicação das monografias, dos periódicos, dos CD-ROMs, das cassetes áudio, das cassetes vídeo, das canções e dos filmes da biblioteca
• DATA COMPRA: conjunto das datas de compra das monografias, dos periódicos, dos CD-ROMs, das cassetes áudio, das cassetes vídeo, das canções e dos filmes da biblioteca
• PREÇO COMPRA: conjunto dos preços de compra das monografias, dos periódicos, dos CD-ROMs, das cassetes áudio, das cassetes vídeo, das canções e dos filmes da biblioteca
• COTA: conjunto das cotas das monografias, dos periódicos, dos CD-ROMs, das cassetes áudio, das cassetes vídeo, das canções e dos filmes da biblioteca
• TERMO: conjunto dos termos que descrevem as monografias, dos periódicos, dos CD-ROMs, das cassetes áudio, das cassetes vídeo, das canções e dos filmes da biblioteca
• DATA ASSINANTE PERIÓDICO: conjunto das datas de assinatura para os periódicos da biblioteca
• NUMERO: conjunto dos números dos periódicos da biblioteca
• LINGUA: conjunto das línguas dos filmes da biblioteca
• VERSÃO: conjunto das versões dos filmes da biblioteca
• DURAÇÃO: conjunto das durações dos filmes da biblioteca
• DATA REALIZAÇÃO: conjunto das datas de realização dos filmes da biblioteca
• ANO: conjunto dos anos da aparição das canções da biblioteca
• PALAVRA-CHAVE: conjunto das palavras-chave
2 – As associações
Passemos, de seguida, à inventariação das associações existentes entre os objectos anteriormente descritos.
Por questões de legibilidade e tendo em conta o número elevado de objectos, optamos por uma representação das mesmas em forma de tabelas.
Por exemplo: uma pessoa pode reservar uma e somente uma monografia mas uma monografia pode ser reservada n vezes pelos assinantes. Podemos dizer que existe uma associação 1:n entre o conjunto de monografias e o conjunto dos assinantes
Podemos então desta maneira descrever todas as associações
NOME PRONOME ENDEREÇO DATA NASCIMENTO PROFISSÃO DATA ASSINATURA TIPO
ASSINANTE 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n
ASSINANTE POTENCIAL 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n
RAZÃO SOCIAL INTERLOCUTOR ENDEREÇO TELEFONE TIPO
FORNECEDOR 1:1 1:n 1:n 1:n 1:n
TITULO EDITOR COLECÇÃO GENERO VOLUME N. EXEMP. D. PUBLIC. D. COMPRA P. COMPRA COTA D. ASSIN. NUMERO
MONOGRAFIA 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n
PERIODICO 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n
CD-ROM 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n
CASS VIDEO 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n
CASS AUDIO 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n
TITULO LINGUA VERSÃO GENERO DURAÇÃO DATA REALIZAÇÃO
FILM 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n
TITULO ANO GENERO
CANÇÃO 1:n 1:n 1:n
NOME PRONOME
AUTOR 1:n 1:n
REALIZADOR 1:n 1:n
INTERPRETE 1:n 1:n
COMPOSITOR 1:n 1:n
MONOGRAFIA PERIODICO CD-ROM CASS AUDIO CASS VIDEO EXEMPLAR
ASSINANTE 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n 5:1
FORNECEDOR n:1 n:1 n:1 n:1
EXEMPLAR 1:n 1:n 1:n 1:n 1:n
FILM CANÇÃO INTERPRETE COMPOSITOR PALAVRA-CHAVE
MONOGRAFIA n:n
CD-ROM n:n n:n n:n n:n
CASS VIDEO n:n n:n n:n n:n n:n
CASS AUDIO n:n n:n n:n n:n
PERIODICO n:n
REALIZADOR INTERPRETE COMPOSITOR PALAVRA-CHAVE
FILM n:n n:n n:n
CANÇÃO n:n n:n n:n n:n
ESTATISTICA
EXMPLAR 1:n
A análise das tabelas permite-nos reagrupar os objectos com características comuns
• ASSINANTE E ASSINANTE POTENCIAL por PESSOA
• CD-ROM, CASSETE AUDIO e CASSETE VÍDEO por OBJECTO MULTIMEDIA
Sendo necessário criar um campo TIPO de objecto e um campo NOTAS
Podemos então distinguir duas categorias entre os objectos representados na base.
Os que são representados por uma cadeia de caracteres ou um valor numérico:
TITULO, VOLUME, NUMERO EXEMPLARES, DATA PUBLICAÇÃO, DATA COMPRA, PREÇO COMPRA, COTA, DATA ASSINATURA, NUMERO, NOME, PRONOME, ENDEREÇO, DATA NASCIMENTO, DATA ASSINATURA, RAZÃO SOCIAL, INTERLOCUTOR, TELEFONE, DATA EMPRESTIMO, DATA DEVOLUÇÃO, IDADE, VERSÃO, DURAÇÃO, DATA REALIZAÇÃO, ANO, TERMO, NOTA,
E os que relativamente aos quais é preciso um número ou uma cadeia de caracteres para a sua identificação absoluta:
PESSOA, FORNECEDOR, EXEMPLAR, ESTATISTICA, MONOGRAFIA, OBJECTO MULTIMEDIA, PERIODICO, FILM, CANÇÃO, REALIZADOR, AUTOR, INTERPRETE, COMPOSITOR, PALAVRA-CHAVE, COLECÇÃO, GENERO, PROFISSÃO, TIPO, LINGUA, EDITOR, CATEGORIA SOCIOPROFISIONAL.
3 – As entidades
Com base nas tabelas precedentes e tendo em conta as associações n: n, podemos construir as seguintes entidades:
PESSOA, FORNECEDOR, EXEMPLAR, ESTATISTICA, MONOGRAFIA, OBJECTO MULTIMÉDIA, PERIODICO, FILM, CANÇÃO, AUTOR, REALIZADOR, INTERPRETE, COMPOSITOR, PALAVRA-CHAVE.
A uma pessoa não corresponde que um só nome, um só pronome, um só endereço, uma só data de nascimento, uma só profissão e uma só data de assinatura, o que nos leva a definir a seguinte entidade:
PESSOA
Nº_PESSOA NOME PRONOME ENDEREÇO DATA NASCIMENTO PROFISSÃO DATA ASSINNATURA TIPO
Para as demais entidades o mesmo procedimento:
FORNECEDOR
Nº_FORNECEDOR RAZAO SOCIAL INTERLOCUTOR ENDEREºÇO TELEFONE TIPO
EXEMPLAR
Nº_ EXEMPLAR
ESTATISTICA
Nº_ESTATISTICA DATA EMPRESTIMO DATA DEVOLUÇÃO IDADE ASSINANTE CATEGORIA SOCIOPROFISSIONAL
MONOGRAFIA
Nº_MONOGRAFIA TITULO EDITOR COLECÇÃO GEBNERO VOLUME N. EXEMPLAR DATA PUBLICAÇÃO DATA COMPRA PREÇO COMPRA COTA
OBJECTO MULTIMÉDIA
Nº_OBJECTO TITULO EDITOR COLECÇÃO GENERO NUMERO
EXEMPLAR DATA COMPRA PREÇO COMPRA COTA NOTA TIPO
PERIODICO
Nº_ISSN TITULO EDITOR GENERO VOLUME DATA PUBLICAÇÃO COTA DATA ASSINATURA NUMERO
FILM
Nº_FILM TITULO LINGUA VERSÃO GENERO DURAÇÃO DATA REALIZAÇÃO
CANÇÃO
Nº_CANÇÃO TITULO ANO GENERO
AUTOR
Nº_AUTOR NOME PRONOME
REALIZADOR
Nº_REALIZADOR NOME PRONOME
INTERPRETE
N_INTEPRETE NOME PRONOME
COMPOSITOR
Nº_COMPOSITOR NOME PRONOME
PALAVRA-CHAVE
Nº_PALAVRA-CHAVE TERMO
4 – As regras de gestão dos dados
Torna-se de igual modo necessário definir as regras de gestão:
• Só um assinante tem direito a empréstimo na biblioteca
• Um assinante pode solicitar o empréstimo de cinco objectos em simultâneo
• Um assinante pode reservar um objecto
• Um objecto pode existir em vários exemplares
• Um objecto pertence à uma só categoria
• Não se faz pesquisa por artigos
• Podem existir filmes sobre um objecto multimédia
• Podem existir várias canções sobre um objecto multimédia
• Um periódico não pode ser emprestado
• A biblioteca pode receber donativos em objectos o que explica que um objecto não tenha obrigatoriamente um fornecedor na base
5 – O esquema conceptual dos dados
(ver figura nº _______)
b. Modelo conceptual de tratamentos
Após a modelagem dos dados, vamos agora desenvolver os modelos conceptuais de tratamentos. Retivemos cinco processos:
• Solicitação de empréstimo
• Solicitação de reserva
• Solicitação de empréstimo
• Aviso
• Devolução
1 – Solicitação de empréstimo
As solicitações de empréstimo são tratadas segundo as seguintes regras de gestão:
RG1: Todo o pedido de empréstimo é seguido de uma verificação da assinatura do assinante
RG2: Se a assinatura não é válida, então uma proposta de assinatura é feita
RG3: Se a assinatura é válida o estado dos atrasos deve ser verificada
RG4: Um atraso suscita uma proposta de regularização
RG5: Se o número de empréstimos em curso for inferior a cinco, o empréstimo é acordado senão, uma proposta de regularização é feita.
(ver figura nº. )
2 – Solicitação de reserva
As solicitações de reserva são tratadas segundo as seguintes regras de gestão
RG1: Uma solicitação de reserva implica verificar se a pessoa é assinante.
RG2: Se a pessoa não é assinante, uma proposta de assinatura é feita.
RG3: Se a pessoa é assinante, uma verificação de atrasos é feita
RG4: Um atraso sobre as devoluções implica uma proposta de regularização
RG5: Caso não haja atrasos sobre as devoluções, verificar se uma reserva não tenha sido já feita.
RG6: Uma reserva em curso implica uma proposta de regularização
RG7: Após verificação de ausência de reserva em cursos, verificar se o objecto não está ausente
RG8: A reserva é acordada se o objecto estiver ausente, senão uma proposta de empréstimo é feita
(ver figura nº. )
3 – Solicitação de assinatura
As solicitações de assinatura são tratadas segundo as seguintes regras:
RG1: É necessário verificar se a pessoa não está já inscrita
RG2: Uma solicitação de assinatura deve ser acompanhada dos elementos necessários.
(ver figura nº. )
4 – Carta de aviso
Os avisos são tratados conforme as seguintes regras de gestão:
RG1: Leitura de um ficheiro de empréstimo
RG2: Uma verificação de atrasos superiores a três dias é feita
RG3: Se o atraso é superior a três dias, verificar se uma carta foi já enviada
RG4: Se nenhuma carta foi enviada, então emitir uma
RG5: Uma carta é enviada caso não haja uma infracção
RG6: Caso exista já um aviso, verificar se o mesmo data já de um mês.
RG7: Se a ultima carta data já de menos de um mês, emitir mais uma.
RG8: Se a última carta data de mais de um mês, verificar que a primeira date menos de três meses. Se for o caso emitir uma carta de aviso.
RG9: Se a primeira carta date de mais de três meses, um contacto com o gabinete de contenciosos é feito, senão uma nova carta de aviso é emitida.
(ver figura nº. …)
4 – Devolução
As devoluções são tratadas segundo as seguintes regras de gestão:
RG1: Uma devolução é seguida de uma verificação do estado do objecto
RG2: Uma devolução em mau estado de conservação é seguida de um pedido de reembolso
RG3: Se o objecto estiver em bom estado, procede-se então a uma verificação de atrasos
RG4: Um objecto devolvido tardiamente implica uma facturação
(ver figura nº. …)
4. CONCLUSÃO
Este estudo permitiu-nos descrever de forma detalhada as funções que deverá assegurar o futuro sistema. A próxima etapa consistirá da análise orgânica visando descrever precisamente cada uma das funções referenciadas com relação aos materiais informáticos, suportes da futura aplicação. Esta tarefa será tomada em consideração pelos informáticos.
A última etapa consistirá na realização do projecto. É a este nível que os materiais específicos e as linguagens de programação serão escolhidos.
s
